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le più moderne tecnologie informatiche

Workflow digitalizzato

Firma elettronica avanzata

Archiviazione digitale

Compilazione intelligente

Notarizzazione

WORKFLOW DIGITALIZZATO

Digitalitalizzazione e semplificazione dei processi, il documento firmato in formato PDF può:

  • Confluire nel processo individuato nel workflow -in quanto elemento non conclusivo della procedura- e visualizzato nel pannello privato. In questo caso:
    • Le altre parti ricevono una notifica (mail, push)
    • Il documento può essere visualizzato, verificato e modificato.
    • E’ possibile apporre la FEA
  • Essere inviato via PEC a procedura conclusa
  • Essere archiviato digitalmente
    • In modo automatico
    • Con operatore certificato AGID

Il procedimento si perfeziona con l’archiviazione definitiva per 20 anni di documenti di identificazione e documenti informatici.

ARCHIVIAZIONE DIGITALE

Conservazione elettronica certificata:

I documenti informatici firmati elettronicamente vengono conservati su un server certificato in accordo con le regole dell’AGID. Ogni documento verrà quindi salvato sul nostro server certificato in abbinamento con i dati dell’utente firmatario, del tipo di documento, del suo contenuto e della data/ora di firma, allo scopo di preservare la storicità.

COMPILAZIONE INTELLIGENTE

Prima di essere firmati e inseriti nel workflow individuato i documenti:

  • Sono compilati in modo dinamico
  • I campi contrattuali possono includere algoritmi di calcolo che
    • Individuano informazioni e le elaborano attraverso calcoli predefiniti
    • Ricercano le informazioni mancanti sulle banche dati ufficiali online (camera commercio, albi, ecc)
    • Si collegano a PEC per spedizione automatica documento
  • Possono essere compilati da più utenti contemporaneamente o sulla base di ordine di priorità e cronologico predefinito
  • Tracciano le modifiche di ciascun utente
  • Prima di procedere alle proprie modifiche ciascun utente accetta (o rifuta) le modifiche dell’utente precedente con FEA e
  • Al termine della compilazione appone la propria FEA

NOTARIZZAZIONE

Per notarizzazione di un documento, si intende il procedimento con il quale vengono attestate l’originalità (il documento in esame è perfettamente corrispondente all’originale) e l’esistenza ad una certa data e ora del documento stesso.

In particolare, sotto il profilo documentale ci sono tre temi che garantiscono ed assicurano tre fronti di tutela:

  1. Marca temporale: data e ora
  2. Firma elettronica avanzata: identità del soggetto firmatario
  3. Archiviazione elettronica

Se applicati tutti e tre gli ambiti di tutela sopra citati il processo di notarizzazione è inoppugnabile da terze parti.

Esistono due alternative possibili per notarizzare un documento informatico:

  1. 41-42 Regolamento Comunitario eIDAS prevede l’apposizione di una marca temporale (rilasciata da un soggetto qualificato AGID) accompagnata dalla firma elettronica avanzata/sigillo affinchè vengano soddisfatti tutti i requisiti giuridici circa data, orario ed appartenenza del documento.
    In Italia, il Decreto Semplificazione 2018 ha offerto come alternativa alla marca temporale la blockchain, che attribuisce il valore legale della marca temporale anche ai registri distribuiti.
  2. Attraverso un codice numerico (PIN) associato ad una firma elettronica avanzata.
    Attualmente il trasportatore firma il documento quando giunge fisicamente al varco in modalità  cartacea (sistema doppia firma: terminal e trasportatore). Con il processo di notarizzazione, quando il trasportatore arriva al varco effettua un click su un PIN, in questo modo chiama il web-service della firma elettronica avanzata ed il documento viene firmato ed inviato alla piattaforma.

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