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Termini e condizioni per Firma Elettronica Avanzata

1. FIRMA ELETTRONICA AVANZATA – TAVOLA RIASSUNTIVA

La Firma Elettronica Avanzata (FEA) è l’equivalente informatico di una firma autografa apposta su un documento cartaceo e, dal momento che integra il requisito della c.d. forma scritta, ha lo stesso valore legale di un documento scritto ai sensi del codice civile. Con la firma elettronica avanzata è possibile firmare documenti per i quali è necessaria la forma scritta. Consente di ridurre i tempi e costi di redazione di un documento.
Per utilizzare la Firma Elettronica Avanzata è sufficiente utilizzare i Codici (username, password, PIN e OTP) forniti da LegaleSemplice.it Il rischio di falsificazione è più basso di una firma autografa cartacea: ossia l’utilizzo fraudolento a seguito di furto e/o smarrimento dei Codici e/o degli strumenti per generarli (es. dispositivo telefonico smartphone). Per ragioni di sicurezza i Codici (username, password, PIN e OTP) sono strettamente personali: l’utente è vincolato a non comunicarli nè consegnarli ad altre persone e di conservarli separatamente e al sicuro.

2. TERMINI E CONDIZIONI DEL SERVIZIO

2.1. Il Servizio di firma elettronica avanzata di F.A.I. Service S. Coop. scrl ex art. 55 c.2 lett. a) del dpcm 22/02/2013 attraverso LegaleSemplice.it srls ex art. 55 c. 2 lett. b) del dpcm 22/02/2013
F.A.I. Service S. Coop. consente l'utilizzo della FEA solo dopo l'identificazione del cliente secondo la soluzione di firma fornita da LegaleSemplice.it. In caso di clienti che non hanno ancora un rapporto attivo alla data della richiesta (Nuovi utenti), l'identificazione avviene attraverso l'esibizione di
  1. un valido documento di riconoscimento;
  2. di una foto del volto scattata al momento dell’identificazione;
  3. dell’inserimento di una username e password scelti dall’utente;
  4. della verifica di un PIN di firma (un codice numerico) generato da applicazioni informatiche tempo per tempo messe a disposizione da LegaleSemplice.it al Cliente sul proprio dispositivo telefonico (smartphone) o equivalente (tablet) che il Cliente dovrà inserire nell’apposito spazio indicato.
L’inserimento di una foto con un volto che corrisponde al volto della foto chiaramente visionabile nel documento di riconoscimento oltre all’utilizzo del PIN di firma costituisce per LegaleSemplice.it prova di avvenuta identificazione del cliente.
La FEA verrà apposta con l’inserimento della One Time Password (c.d. OTP) ossia di un codice variabile numerico di 6 cifre, univoco e irripetibile, generato da applicazioni informatiche tempo per tempo messe a disposizione da LegaleSemplice.it al Cliente sul proprio dispositivo telefonico (smartphone) o equivalente (tablet). Per ottenere l’ OTP, il Cliente deve inserire nell’apposita maschera presente nell’applicazione un codice numerico (PIN di firma) noto solo al Cliente.
La validità della FEA è sempre subordinata alla corretta conclusione del processo di identificazione del cliente.

2.2. Attivazione del servizio di Firma Elettronica Avanzata
Il cliente attiva il servizio di Firma Elettronica Avanzata dal canale Internet, nel form di registrazione di un Nuovo Utente con contestuale accettazione delle presenti Condizioni come indicato dal percorso indicato nella piattaforma.
Il Nuovo utente attiva la FEA mediante l'inserimento del codice PIN di firma ricevuto via sms che, in associazione alla password prescelta, abilita il contraente alla generazione della firma in conformità a quanto previsto dalla normativa vigente.

2.3. Revoca del servizio di Firma Elettronica Avanzata
Il cliente può revocare la sua accettazione al servizio di firma elettronica avanzata attraverso posta elettrnocia certificata o raccomandata con ricevuta di ritorno a F.A.I. Service S. Coop. e Legalesemplice.it.
La revoca del servizio di Firma Elettronica Avanzata comporta l’impossibilità da parte del cliente di accedere ed utilizzare il servizio di sottoscrizione di documenti.

2.4. Apposizione della firma elettronica avanzata
Il cliente utilizza il servizio di firma elettronica avanzata per sottoscrivere:
  1. • uno dei prodotti/servizi messi a disposizione da F.A.I. Service S. Coop. anche attraverso LegaleSemplice.it;
  2. accordi modificativi o integrativi di contratti già in essere, allo stesso intestati o cointestati ed eventualmente caricati dal Cliente su LegaleSemplice.it.
La prima FEA apposta dal Nuovi utenti è quella di accettazione del presente documento "Firma Elettronica Avanzata - Termini e Condizioni".
L’apposizione della firma elettronica sul documento informatico avviene con l’inserimento di PIN di firma e OTP che sbloccano il certificato digitale del cliente ed avvia il processo di firma crittografica del documento necessario a rendere il contratto elettronico integro, non modificabile, leggibile e autentico. Il processo di firma elettronica avanzata può ritenersi concluso solo quando il cliente visualizza il messaggio informativo di completamento dell’operazione. Dopo l’attivazione del servizio il cliente potrà accedere al elettronico documento informatico tramite apposita funzionalità disponibile nel pannello utente e visualizzare nello spazio di firma le informazioni:
  1. Data e ora di firma
  2. Nome e Cognome del cliente

2.5. Limitazioni d’uso
Il cliente potrà utilizzare la firma elettronica avanzata esclusivamente per sottoscrivere documenti presenti su LegaleSemplice.it o caricati su tale piattaforma dal Cliente.

2.6. Recupero e verifica del documento informatico sottoscritto
Il cliente può recuperare il documento informatico sottoscritto attraverso l’apposita funzionalità disponibile nel Pannello Utente. Il cliente può verificare l’integrità, la non modifica e l’autenticità del documento e delle firme elettroniche attraverso i passi:
  1. Salvataggio sul proprio computer del documento informatico sottoscritto (formato pdf)
  2. Salvataggio sul proprio computer del certificato pubblico emesso da LegaleSemplice.it
  3. Configurazione del programma “pdf reader” (es: Acrobat Reader) in modo che utilizzi il certificato digitale LegaleSemplice.it per la verifica delle firme elettroniche
  4. Apertura del file con il programma “pdf reader” (es: Acrobat Reader)
In ogni caso, l’adesione al servizio non esclude la possibilità per il cliente di richiedere in ogni momento una copia cartacea del documento sottoscritto.

2.7. Conservazione del documento informatico sottoscritto
LegaleSemplice.it provvede all’archiviazione digitale dei documenti sottoscritti con firma elettronica avanzata per almeno 20 anni in ottemperanza alle indicazioni normative.
A tal fine F.A.I. Service S. Coop. e LegaleSemplice.it si avvalgono del servizio di Conservazione Sostitutiva (come definita dalla deliberazione CNIPA n. 11/2004 ed eventuali modifiche successive) che si occupa della conservazione del documento e dell’archiviazione di tutte le evidenze informatiche necessarie a comprovarne l’integrità, la leggibilità, l’assenza di modifiche dopo l’apposizione delle firme e l’autenticità delle firme apposte, il tutto in conformità alla normativa tempo per tempo vigente.

2.8. Copertura assicurativa
Al fine di proteggere i titolari della firma elettronica avanzata e i terzi F.A.I. Service S. Coop. e LegaleSemplice.it si dotano di copertura assicurativa stipulata con primaria compagnia assicurativa.

2.9. Creazione ed utilizzo del certificato digitale
Il sistema di sicurezza realizzato da LegaleSemplice.it per il servizio di firma elettronica prevede l’utilizzo di un certificato digitale associato univocamente al cliente utilizzato nel processo di firma per contrassegnare il documento informatico sottoscritto (crittografia asimmetrica). LegaleSemplice.it implementa tutte le indicazioni normative per l’accesso sicuro al certificato digitale, che può essere sbloccato dal cliente solo con l’utilizzo del PIN di firma. Il certificato digitale ha la durata di 3 anni dalla creazione (contestuale al primo utilizzo del servizio di firma elettronica da parte del cliente). Dopo la scadenza naturale, il certificato sarà rinnovato automaticamente da LegaleSemplice.it al primo utilizzo utile da parte del cliente. Se il cliente estingue tutti i rapporti in essere con LegaleSemplice.it il certificato sarà estinto.

3. CARATTERISTICHE TECNICHE

3.1. Firma Elettronica Avanzata
La Firma Elettronica Avanzata di LegaleSemplice.it è basata sul combinato utilizzo di username, password, PIN di firma e OTP forniti al Cliente. Le chiavi digitali private (a seguire anche credenziali di firma) degli utenti utilizzate nel processo di firma saranno custodite centralmente negli appositi HSM (Hardware Security Module), in grado di garantire un elevato livello di sicurezza com e si illustrerà nel seguito, e permettono di procedere con l’operazione di firma.
Le principali componenti del sistema di firma sono:
  1. Generatore di chiavi digitali (pubbliche e private) all'interno dei dispositivi HSM
  2. Sistema di associazione dei Codici Dispositivi e dell'identità del cliente alle chiavi digitali di firma generate dall’HSM
  3. Sistema di integrazione con la CA per la generazione della richiesta di certificato nel formato standard Pkcs#10
  4. Database dei clienti
  5. Sistema per l’apposizione della firma in uno dei formati supportati dalla normativa
Le principali funzionalità offerte dal sistema di firma sono:
  1. Autenticazione per l’accesso del titolare alla proprie credenziali di firma
  2. Firma elettronica apposta su contratti, atti e documenti indicati nel precedente paragrafo 2.4.
  3. Verifica del documento informatico firmato con inclusa la verifica di validità del certificato (tramite CRL oppure OCSP)
I formati e le modalità di firma sono tutte quelle previste dalla normativa italiana e dalle relative regole tecniche, tra cui CAdES, PAdES e XAdES. L'uso del PIN di firma e dell’OTP garantisce che solo l’utente titolare del servizio possa utilizzare le chiavi di firma che sono mantenute cifrate nell'HSM e non utilizzabili da terzi.

3.2. Connessione univoca della firma al firmatario
Il sistema di autenticazione di LegaleSemplice.it garantisce la connessione univoca del PIN di firma, OTP, della username e della password (i Codici) al cliente. In particolare Username e password è conosciuto da LegaleSemplice.it, il PIN di firma e l’OTP sono conosciuti solo dal cliente, che deve mantenerli segreti e custodirli senza consentirne l’accesso a nessuno. Username, password, PIN di firma e OTP sono strettamente personali e non devono essere divulgati a terze persone. Il cliente è tenuto ad osservare quanto espresso nel Principio 5 delle Condizioni Generali del contratto sottoscritto. In particolare, dal momento in cui riceve i Codici il cliente è tenuto a:
  1. adottare le misure idonee per la loro sicurezza;
  2. utilizzarli come previsto dalle presenti Condizioni di utilizzo;
  3. comunicare senza indugio a F.A.I. Service S. Coop. e LegaleSemplice.it il loro smarrimento, furto, appropriazione indebita o uso non autorizzato non appena ne viene a conoscenza.
La comunicazione deve essere effettuata telefonando al Servizio Clienti di LegaleSemplice.it e comunicando le informazioni indispensabili per procedere al blocco dei Codici; nei successivi due giorni lavorativi il cliente dovrà confermare l’avvenuta segnalazione di blocco a F.A.I. Service S. Coop. e LegaleSemplice.it personalmente o con lettera raccomandata, telegramma o fax, fornendo copia della denuncia presentata all’Autorità di pubblica sicurezza e indicando il numero di blocco.

3.3. Controllo esclusivo del firmatario del sistema di generazione della firma
Il cliente accede al servizio di Firma Elettronica Avanzata nei termini e nelle condizioni espresse nel presente documento, nella fattispecie al paragrafo 2 ed al paragrafo 3.1, che garantiscono quanto segue:
  1. Solo il cliente dispone dei Codici di Identificazione necessari per l’accesso al servizio di firma elettronica.
  2. Solo con i Codici è possibile sbloccare le credenziali di firma, uniche dal punto di vista tecnologico ed univocamente associate al firmatario.
  3. Le credenziali di firma sono mantenute cifrate nel sistema HSM. Non sono utilizzabili ed accessibili da terzi.
Il controllo esclusivo del sistema di generazione della firma è garantito dall'utilizzo della password, strettamente personale, che viene scelta nel momento in cui il Nuovo utente effettua la prima richiesta di sottoscrizione di un rapporto LegaleSemplice.it mediante FEA, nonché dal possesso del dispositivo telefonico mobile su cui viene ricevuto il PIN di firma via sms.

3.4. Possibilità di verificare che il documento informatico sottoscritto non abbia subito modifiche dopo l’apposizione delle firme
La soluzione di Firma Elettronica Avanzata di LegaleSemplice.it permette la realizzazione di un documento informatico sottoscritto la cui validità è riscontrabile attraverso l’utilizzo di tecnologie consolidate, equivalenti a quelle utilizzate per le Firme Digitali e Qualificate. LegaleSemplice.it mette a disposizione dei clienti le funzionalità di recupero e verifica del documento informatico sottoscritto, com e indicato al par. 2.7 del presente documento. LegaleSemplice.it inoltre fornisce le linee guida tecniche per permettere al cliente la validazione del documento attraverso mezzi propri indipendenti dai sistemi LegaleSemplice.it. F.A.I. Service S. Coop. e LegaleSemplice.it archiviano il documento informatico sottoscritto dal cliente su un sistema di Conservatoria Digitale, come da disposizioni normative, in grado di garantire la sicurezza, l’integrità e la non modificabilità dello stesso (vedi par. 3.6)

3.5. Possibilità per il firmatario di ottenere evidenza di quanto sottoscritto
Il cliente può accedere al documento informatico sottoscritto, verificarne e validarne il contenuto, attraverso i servizi e nelle modalità citate nel presente documento.

3.6. Assenza di qualunque elemento nell’oggetto della sottoscrizione atto a modificarne gli atti, fatti o dati nello stesso rappresentati
Il formato elettronico adoperato per la realizzazione del documento informatico sottoscritto, come indicazioni normative, è il PDF, che garantisce l’impossibilità di inserire nel documento elementi in grado di modificarne i contenuti o di alterare la firma.

3.7. Connessione univoca della firma al documento sottoscritto
Il documento elettronico sottoscritto attraverso il servizio di Firma Elettronica Avanzata (vedi par. 3.1) incorpora la firma elettronica del cliente nei formati e nelle modalità previste dalla normativa italiana. L’azione di cifratura del documento elettronico, eseguita per garantirne la sicurezza e l’integrità, lo rende inscindibile dalle firme elettroniche che contiene ed univocamente connesso alle stesse. In più, il cliente che ha sottoscritto il documento elettronico può recuperarlo attraverso l’apposita funzionalità disponibile nella piattaforma di F.A.I. Service S. Coop. / LegaleSemplice.it e verificarne la validità nelle modalità indicate in questo documento (vedi par. 2.6).

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